İK Danışmanlık Firması Nasıl Seçilir? Sorulması Gereken 10 Soru ve Değerlendirme Listesi

İnsan kaynakları danışmanlık firması seçmek, şirketinizin geleceğini kimlerle kuracağınıza dair bir karar vermektir. Teklif fiyatları birbirine yakın görünebilir; asıl fark firmanın nasıl çalıştığında, ne kadar şeffaf olduğunda ve gerçekten hangi alanda uzman olduğunda ortaya çıkar.

Bu rehberde ilk görüşmede sormanız gereken 10 soruyu, her soruya verilen iyi bir cevabın nasıl olması gerektiğini, dikkat etmeniz gereken uyarı işaretlerini ve sözleşmede mutlaka yer alması gereken maddeleri bulacaksınız. Önce İK danışmanlığının kapsamını merak ediyorsanız İnsan kaynakları danışmanlığı nedir? yazımızla başlayabilirsiniz.

Görüşmeden önce: ihtiyacınızı netleştirin

Doğru firmayı seçmenin ilk adımı, neye ihtiyacınız olduğunu bilmektir. Görüşmeye şu sorulara cevap vererek gidin:

• Tek bir pozisyon mu, sürekli işe alım mı, bordro mu, yoksa bunların birkaçı mı?
• Pozisyonlar hangi seviyede ve hangi alanda (yönetici, uzman, teknik, BT, saha)?
• Ne kadar sürede sonuç bekliyorsunuz?
• Süreçte şirket içinde kim karar verecek, kim iletişimde olacak?

1. Hangi sektörlerde ve pozisyonlarda uzmansınız?

Her firma her pozisyonda aynı derecede güçlü değildir. Özellikle BT, mühendislik veya finans gibi teknik alanlarda doğru adayı değerlendirebilmek o alanın dilini bilmeyi gerektirir.

İyi bir cevap: Son dönemde benzer pozisyonlarda yapılan çalışmaları somut olarak anlatır, hangi alanlarda daha güçlü olduğunu dürüstçe söyler.
Uyarı işareti: “Her pozisyonda çalışırız” deyip örnek veremeyen firma.

2. Aday havuzunuz nasıl oluşuyor?

Yalnızca ilana gelen başvurularla mı çalışılıyor, yoksa pasif adaylara doğrudan ulaşılıyor mu? Kritik pozisyonlarda en iyi adaylar çoğu zaman iş aramıyordur.

İyi bir cevap: Aday havuzu, profesyonel ağlar, referanslar ve doğrudan arama gibi birden fazla kaynağı birlikte kullandığını anlatır.

3. Süreç adım adım nasıl ilerliyor?

İhtiyaç analizi, aday taraması, değerlendirme ve yerleştirme adımlarının her birinde ne yapıldığını ve sizden ne beklendiğini öğrenin.

İyi bir cevap: Net adımlar, her adımın yaklaşık süresi ve sizin katkınızın nerede gerektiği. Sürecin nasıl işlediğine dair bir örnek için seçme ve yerleştirme sürecinin 7 adımı yazımıza bakabilirsiniz.
Uyarı işareti: Süreci tarif edemeyen ya da “size hemen birkaç CV göndeririz” diye özetleyen firma.

4. Adayları nasıl değerlendiriyorsunuz?

Size yalnızca özgeçmiş mi gelecek, yoksa her aday için gerekçeli bir değerlendirme mi?

İyi bir cevap: Yetkinlik bazlı mülakat, gerektiğinde teknik değerlendirme ve adayın onayıyla referans kontrolü. Her aday için güçlü ve gelişime açık yönleri içeren yazılı bir not.

5. Raporlamayı nasıl yapıyorsunuz?

Kaç adayla görüşüldüğünü, kimlerin neden elendiğini ve sürecin hangi aşamada olduğunu ne sıklıkla öğreneceksiniz?

İyi bir cevap: Belirli bir sıklıkta (örneğin haftalık) düzenli rapor ve tek bir sorumlu kişi.
Uyarı işareti: “Gelişme olunca haber veririz” yaklaşımı.

6. Gerçekçi takviminiz nedir?

Pozisyon türüne göre gerçekçi bir takvim isteyin. Aşırı iyimser vaatler kadar belirsiz cevaplar da dikkat edilmesi gereken işaretlerdir.

İyi bir cevap: Pozisyonun zorluğuna, piyasadaki aday sayısına ve sizin karar hızınıza bağlı olarak verilen, gerekçeli bir aralık.

7. Yerleştirilen aday ayrılırsa ne oluyor?

Pek çok firma, belirli bir süre içinde ayrılan adaylar için yeniden arama ya da benzeri bir güvence sunar.

İyi bir cevap: Güvencenin süresi ve koşulları açıkça söylenir ve sözleşmeye yazılır.

8. Kişisel verileri nasıl koruyorsunuz?

Aday özgeçmişleri ve bordro verileri kişisel veridir. 6698 sayılı KVKK kapsamında aydınlatma ve açık rıza süreçlerinin nasıl yönetildiğini, verilerin nerede ve ne kadar süre saklandığını sorun.

İyi bir cevap: Aday özgeçmişlerinin yalnızca adayın onayıyla işverenle paylaşıldığı, erişimin yetkili kişilerle sınırlı olduğu ve saklama sürelerinin tanımlı olduğu bir yapı.
Uyarı işareti: Adayların onayı alınmadan özgeçmişlerin toplu olarak gönderilmesi.

9. Başka hangi hizmetleri sunuyorsunuz?

Bugün tek bir pozisyon için çalışıyor olabilirsiniz; yarın bordro, dış kaynak ya da toplu işe alım ihtiyacınız doğabilir. Tek bir ortakla ilerlemek koordinasyon yükünü azaltır.

10. Ücretlendirme modeliniz nedir?

Başarıya bağlı ücret, peşin ücret, aylık sabit ücret ya da bunların karışımı olabilir.

İyi bir cevap: Neyin dahil olduğu, hangi durumlarda ek ücret doğabileceği ve ödeme takvimi yazılı olarak verilir.

Uyarı işaretleri: bunları görürseniz durun

• İhtiyacınızı dinlemeden hazır bir paket anlatılması
• Çok kısa sürede “kesin sonuç” vaadi
• Uzmanlık iddiası olan alanda örnek verilememesi
• Raporlama ve sorumlu kişinin belirsiz olması
• KVKK sorularına net cevap verilememesi
• Sözleşmesiz ya da çok genel bir sözleşmeyle çalışma önerisi

Firmaları karşılaştırmak için puanlama tablosu

Birden fazla firmayla görüşüyorsanız her kriteri 1–5 arasında puanlayın:

Teklifleri karşılaştırırken nelere bakmalı?

İki teklifin fiyatı aynı olsa bile içerikleri çok farklı olabilir. Karşılaştırırken şunlara dikkat edin:

• Kapsam: Aday bulma, değerlendirme, referans kontrolü ve teklif yönetiminin hangileri dahil?
• Kaç aday sunulacak: Kısa listenin büyüklüğü ve adayların nasıl değerlendirildiği.
• Güvence: Yerleştirilen aday ayrılırsa yeniden arama süresi ve koşulları.
• Ödeme takvimi: Ücretin ne zaman ve hangi aşamalarda ödeneceği.
• Ek maliyetler: İlan, test, seyahat gibi kalemlerin teklife dahil olup olmadığı.

Danışmanlık firmasının referanslarını kontrol edin

Adaylar için yaptığınız referans kontrolünü danışmanlık firması için de yapın. Firmanın çalıştığı birkaç şirkete ulaşıp şu soruları sorabilirsiniz: Süreç vaat edildiği gibi ilerledi mi? Raporlama düzenli miydi? Yerleştirilen kişiler hâlâ şirkette mi? Bir sorun çıktığında firma nasıl davrandı?

İlk 30 gün: iş birliğini doğru başlatmak

1. Başlangıç toplantısı: Pozisyonlar, öncelikler, karar vericiler ve takvim birlikte netleştirilir.
2. Aday profili onayı: Danışmanın hazırladığı profil, aramaya başlamadan önce yazılı olarak onaylanır.
3. İlk aday sunumu: İlk adaylara verdiğiniz ayrıntılı geri bildirim, aramanın yönünü belirler.
4. Düzenli rapor ritmi: Haftalık kısa bir değerlendirme toplantısı süreci canlı tutar.
5. İlk ay değerlendirmesi: İlerleme, darboğazlar ve gerekirse profil değişiklikleri konuşulur.

Sözleşmede mutlaka olması gerekenler

• Hizmetin kapsamı ve teslim edilecek çıktılar
• Takvim ve raporlama sıklığı
• Ücret, ödeme koşulları ve ek ücret doğuran durumlar
• Güvence (yeniden arama) koşulları
• Gizlilik ve KVKK hükümleri
• Adayın doğrudan işe alınması gibi özel durumların nasıl ele alınacağı
• Sözleşmenin sona ermesi ve verilerin iadesi/imhası

Partnerra HR’ın cevapları

Bu soruların Partnerra HR için cevaplarını birebir duymak isterseniz bizimle bir ön görüşme planlayın. Hizmetlerimizin tamamını hizmetler sayfamızda inceleyebilirsiniz.