Özlük Dosyası Nedir? İçinde Hangi Belgeler Bulunmalı?

Özlük dosyası, işverenin her çalışanı için tuttuğu; kimlik, iş sözleşmesi ve çalışma hayatına ilişkin bilgi ve belgeleri içeren dosyadır. Hem yasal bir yükümlülük hem de olası bir denetim veya uyuşmazlıkta işverenin en önemli dayanaklarından biridir.

Özlük dosyası neden önemlidir?

• İş Kanunu kapsamında işverenin çalışanlar için özlük dosyası tutma yükümlülüğü vardır.
• İş müfettişi denetimlerinde istenen belgelerin başında gelir.
• Olası iş davalarında işverenin iddialarını belgeleyebilmesini sağlar.
• Bordro, izin ve kıdem hesaplamaları için doğru verinin kaynağıdır.

Özlük dosyasında genellikle bulunan belgeler

Aşağıdaki liste yaygın uygulamayı yansıtır. Bazı belgeler yalnızca belirli işler ya da sektörler için gereklidir; şirketinize özel listeyi bir uzmanla birlikte netleştirmeniz önerilir.

İşe girişte

• Nüfus cüzdanı / kimlik kartı fotokopisi
• Yazılı iş sözleşmesi
• SGK işe giriş bildirgesi
• Diploma veya mesleki yeterlilik belgeleri
• İkametgâh bilgisi ve vesikalık fotoğraf
• Aile durum bildirimi
• İşin niteliğine göre sağlık raporu ve gerekli durumlarda adli sicil kaydı
• İş sağlığı ve güvenliği eğitim belgeleri
• KVKK aydınlatma metni ve gerekli hallerde açık rıza beyanı

Çalışma süresince

• Yıllık izin kayıtları ve izin talep formları
• Görev, ücret ve pozisyon değişikliklerine ilişkin yazılar
• Eğitim ve sertifika kayıtları
• Performans değerlendirmeleri
• Varsa disiplin süreçlerine ilişkin tutanak ve savunmalar

İşten ayrılışta

• İstifa dilekçesi veya fesih bildirimi
• SGK işten ayrılış bildirgesi
• İbraname ve ödeme belgeleri
• Çalışma belgesi

Dijital özlük yönetimi

Kâğıt dosyalar kaybolabilir, eksik kalabilir ve aranan belgeye ulaşmak zaman alır. Dijital özlük yönetimi; belgelerin güvenli şekilde saklanmasını, eksik belgelerin otomatik takip edilmesini ve yetkili kişilerin ihtiyaç anında erişmesini sağlar.

KVKK açısından dikkat edilmesi gerekenler

• Yalnızca gerekli belgeleri toplayın (veri minimizasyonu).
• Sağlık raporu gibi özel nitelikli kişisel veriler için ek güvenlik önlemleri alın.
• Dosyalara erişimi yetkili kişilerle sınırlayın ve kayıt altına alın.
• Saklama sürelerini belirleyin ve süre sonunda imha edin.

Partnerra HR, bordro hizmetleri kapsamında özlük dosyalarını dijital ortamda güvenle yönetir. Konuyla ilgili karar sürecinize destek olması için bordro karar rehberimizi de okuyabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki danışmanlık yerine geçmez.